De afspraken goed vastleggen
Je bent als werkgever verplicht om een aantal belangrijke gegevens aan je werknemer te verstrekken, zoals: de datum van indiensttreding, de plaats waar het werk zal worden verricht, de functie die hij gaat uitoefenen en de hoogte van zijn salaris. Dit zijn dan ook de gegevens die je wil opnemen in de arbeidsovereenkomst.
Let op: Controleer of er voor jouw bedrijfstak een CAO van toepassing is. Ben je als werkgever aangesloten bij een bedrijfstakvereniging dan kan dit het geval zijn. Ook als je als werkgever niet bij een dergelijke vereniging bent aangesloten kan het zijn dat voor de bedrijfstak waarin je jouw onderneming voert een CAO algemeen verbindend is verklaard. Als er een CAO van toepassing is, dan moet je ook deze CAO aan de werknemer overhandigen.
Moet ik loonheffingen afdragen?
Als werkgever ben je verplicht om loonheffingen in te houden op het salaris van je personeel. Je moet daarom bij de Belastingdienst aangeven dat je personeel in dienst neemt, zodra dit het geval is. Je maakt hier melding van met een formulier van de Belastingdienst. Indien je direct bij het starten van je onderneming personeel in dienst neemt dan moet je dit bij het inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel direct melden. Je zult dan van de Belastingdienst een loonheffingennummer krijgen en een aangiftebrief, met informatie over de aangifte loonbelasting.
Zorg goed voor je personeel
Als werkgever moet je goed voor je personeel zorgen. Zo moet de werkgever zorgen voor een veilige en gezonde werkplek en een ziekteverzuimbeleid voeren. Ook moet je een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) uitvoeren en de resultaten daarvan vastleggen. De RI&E moet worden getoetst door een arbodienst.
Wie is de werknemer?
Je moet de identiteit van je werknemers controleren. In het personeelsdossier neem je een kopie van het paspoort op. Je kunt nog verder gaan, door de integriteit van de werknemer te verifiëren. Hiervoor kun je een Verklaring Omtrent het Gedrag vragen van je werknemer. Vraag bijvoorbeeld naar kopieën van diploma’s en dergelijke.
De zelfstandige
Wanneer iemand niet in dienst treedt maar als zelfstandige werk zal verrichten voor jouw bedrijf, bijvoorbeeld als ZZP’er, leg je de afspraken over het uitvoeren van de werkzaamheden in een overeenkomst van opdracht vast. De zelfstandige moet ingeschreven zijn in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De opdrachtgever hoeft geen loonheffingen in te houden voor de opdrachtnemer.
Let op: Het risico bestaat dat de opdrachtrelatie sterk lijkt op een dienstbetrekking. Wanneer de instanties de relatie als een dienstbetrekking aanmerken gelden de regels voor werkgevers. Met een Verklaring Arbeidsrelatie toon je aan dat de zelfstandige ondernemer is. Dit biedt jou als opdrachtgever een vorm van zekerheid.