Waarom heb ik een oproepingsbrief nodig?
In de wet staat dat de aandeelhouders van een vennootschap ten minste eenmaal per jaar moeten vergaderen. We noemen dat de aandeelhoudersvergadering, of AVA. De AVA is het hoogste orgaan in een BV of NV. De aandeelhouders moeten tijdig uitgenodigd worden voor de AVA. Daarbij moet ook de agenda verstuurd worden. Hiervoor gebruik je de oproepingsbrief.
This is what a notice of general meeting of shareholders takes care of
In de oproepingsbrief melden we waar en wanneer de vergadering gehouden wordt. Dat zal doorgaans het kantoor van de vennootschap zijn.
In de oproepingsbrief nemen we de agenda voor de vergadering op. Je kunt kiezen uit een shortlist met veel voorkomende agendapunten en zelf extra agendapunten toevoegen.
Als er ter voorbereiding van het agendapunt al documentatie beschikbaar is, dan kun je die meesturen met de oproepingsbrief. Denk bijvoorbeeld aan een conceptjaarrekening die ter goedkeuring wordt voorgelegd.